Erste Hilfe

Der rechtliche und normative Rahmen ist im FM nicht als reine Nachweisliste zu behandeln. Er bildet die Grundlage für konkrete Betreiberpflichten, Arbeitsanweisungen, Prüfpläne, Ausschreibungen und Mängelbeseitigung. Entscheidend ist, dass gesetzliche Anforderungen, technische Regeln und objektbezogene Risiken in ein praxistaugliches Betriebssystem überführt werden.

DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass Einrichtungen, Sachmittel und Personal für Erste Hilfe und Rettung aus Gefahr verfügbar sind, dass Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert und vertraulich verfügbar gehalten werden und dass Mittel zur Ersten Hilfe schnell erreichbar, leicht zugänglich, geschützt, ausreichend vorhanden sowie rechtzeitig ergänzt und erneuert werden. Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten konkretisieren diese Pflichten für Arbeitsstätten und geben dem Facility Management belastbare Kriterien für Planung, Betrieb und Prüfung.

Die Gefährdungsbeurteilung muss nicht nur Unfallrisiken, sondern auch Zugangshindernisse im Notfall erfassen. Zu prüfen sind die Anzahl der Beschäftigten, Publikumsverkehr, Fremdfirmen, Schichtbetrieb, Alleinarbeit, Veranstaltungsbetrieb, Sprachbarrieren, temporäre Einschränkungen sowie bekannte und nicht offen gelegte Behinderungen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht jede Einschränkung sichtbar ist und dass Unterstützungsbedarf situationsabhängig entstehen kann.

Das Nutzerprofil muss Beschäftigte, Besucher, Kunden, Dienstleister, Mieter, Lieferanten, Veranstaltungsgäste und Einsatzkräfte einbeziehen. In Gebäuden mit hoher Besucherfrequenz, wechselnder Belegung oder komplexer Wegeführung ist besonders zu prüfen, ob ortsunkundige Personen Erste-Hilfe-Einrichtungen ohne fremde Hilfe finden können. In Arbeitsstätten mit Beschäftigten mit Behinderungen sind individuelle Anforderungen vertraulich und selbstbestimmt zu klären, ohne Personen pauschal als hilfsbedürftig einzuordnen.

Zu betrachten sind mechanische, thermische, elektrische, chemische, biologische, psychische und organisatorische Gefährdungen. In öffentlichen und gewerblichen Gebäuden sind insbesondere Sturzereignisse auf Verkehrswegen, Kreislaufnotfälle in Warte- und Verkaufsbereichen, Verletzungen in Küchen und Werkstätten, Gefahrstoffexposition in Laboren, Brand- und Rauchereignisse, Notfälle in Aufzügen, WCs, Einzelräumen und abgelegenen Nebenbereichen sowie Notfälle bei Veranstaltungen zu berücksichtigen.

Das Facility Management muss außerdem bewerten, ob bauliche Strukturen die Rettung erschweren. Relevante Faktoren sind lange Wege, fehlende Aufzüge, enge Türen, verwinkelte Grundrisse, nicht barrierefreie Höhenunterschiede, verschlossene Bereiche, Zutrittskontrollsysteme, fehlende Funkabdeckung, schlechte Beleuchtung, laute Umgebungen oder temporäre Hindernisse durch Umbauten und Veranstaltungen.

Die Analyse muss prüfen, ob Erste-Hilfe-Mittel für Rollstuhlnutzende anfahrbar sind, ob Verbandkästen in nutzbarer Höhe angebracht sind, ob Beschilderung auch für sehbehinderte Personen erkennbar ist, ob Notrufeinrichtungen für hör-, sprach- oder motorisch eingeschränkte Personen nutzbar sind, ob Erste-Hilfe-Räume mit Trage und Rollstuhl erreichbar sind und ob Ersthelfende im Umgang mit unterschiedlichen Einschränkungen geschult sind.

Eine wirksame Schwachstellenanalyse findet nicht nur am Plan statt. Sie muss vor Ort durchgeführt werden, idealerweise mit Begehung typischer Wege aus Nutzerperspektive. Dabei sind Sitzhöhe, Greifhöhe, Kontrastwirkung, Leseabstand, Geräuschpegel, Türbedienung, Bewegungsflächen, Verstellrisiken und tatsächliche Auffindbarkeit zu bewerten. Festgestellte Barrieren sind mit Priorität, Verantwortlichkeit, Frist und Wirksamkeitskontrolle zu dokumentieren.

Verbandkästen, AED, Augenspülstationen und sonstige Erste-Hilfe-Mittel sind so zu positionieren, dass sie entlang barrierefreier Hauptwege, nahe risikobehafteter Nutzungen und in öffentlich frequentierten Bereichen ohne Umwege erreichbar sind. Standorte müssen logisch, wiedererkennbar und dauerhaft freigehalten sein. Eine technisch ausreichende Ausstattung ist nicht wirksam, wenn sie hinter Türen, in Nebenräumen, hinter Empfangstresen oder oberhalb nutzbarer Greifhöhen verborgen ist.

Für die Standortplanung sind Wegelängen, Geschossbezug, Nutzerfrequenz, Risikoschwerpunkte, Öffnungszeiten, Schichtbesetzung, Empfangs- und Sicherheitsdienste sowie die Erreichbarkeit durch den Rettungsdienst zu berücksichtigen. In größeren Gebäuden ist ein Netz aus dezentralen Erste-Hilfe-Standorten erforderlich, damit auch Personen mit eingeschränkter Mobilität nicht auf lange Wege angewiesen sind.

Erste-Hilfe-Räume oder vergleichbare Einrichtungen sind bei der Planung so anzuordnen, dass sie aus Arbeits- und Publikumsbereichen auf kurzem, stufenlosem und sicherem Weg erreichbar sind. Sie sollen so liegen, dass verletzte oder erkrankte Personen ohne unnötige Richtungswechsel, Engstellen oder Publikumsquerungen dorthin gebracht werden können. Eine Nähe zu barrierefreien Sanitärräumen, Aufzügen, Empfang, Sicherheitszentrale und Rettungsdienstzufahrt verbessert die praktische Nutzbarkeit.

Der Raum darf nicht als Abstellraum, Pausenraum, Aktenlager oder allgemeiner Rückzugsraum zweckentfremdet werden. Zugänglichkeit, Privatsphäre, Hygiene, Belüftung, Beleuchtung und Ausstattung müssen dauerhaft gesichert sein. Bei gemischt genutzten Liegenschaften ist festzulegen, wer den Raum nutzen darf, wer Zugang hat, wer die Ausstattung prüft und wer die Übergabe an den Rettungsdienst organisiert.

Die Planung muss Erste-Hilfe-Räume mit barrierefreien Verkehrswegen, Aufzügen, gesicherten Bereichen, Sammelstellen, Sanitärräumen, Empfang, Sicherheitszentrale, Pförtnerloge und Rettungsdienstzufahrten verbinden. Besonders wichtig ist die eindeutige Übergabeadresse für Rettungsdienste, damit Ersthelfende eine verletzte Person nicht unnötig über lange, nicht barrierefreie oder stark frequentierte Wege transportieren müssen.

Schnittstellen sind in Plänen, Alarmabläufen und Unterweisungen eindeutig zu beschreiben. Dazu gehören die Adresse für die Leitstelle, der Anfahrpunkt, der Zugangscode oder Schlüsselprozess, die Einweisung des Rettungsdienstes, die Nutzung von Aufzügen im Notfall und die Zuständigkeit für das Offenhalten von Türen und Toren. In Gebäuden mit mehreren Eingängen muss verhindert werden, dass Rettungskräfte an der falschen Adresse eintreffen oder auf verschlossene Zugänge treffen.

Der Zugang muss stufenlos, schwellenarm, ausreichend breit, gut beleuchtet, kontrastreich und frei von Hindernissen sein. Türen sind so auszuführen, dass Krankentragen, Rollstühle und Begleitpersonen den Raum ungehindert erreichen können. Höhenunterschiede sind über geeignete barrierefreie Erschließung auszugleichen. Provisorische Rampen sind nur als temporäre, geprüfte und sichere Lösung zu akzeptieren.

Bewegungsflächen vor und im Raum müssen dauerhaft freigehalten werden. Die Bedienung von Türen, Türdrückern, Zutrittssystemen, Lichtschaltern und Notrufeinrichtungen muss auch für Personen mit eingeschränkter Kraft, Reichweite oder Feinmotorik möglich sein. Automatische Türantriebe, leichtgängige Beschläge, visuell erkennbare Türflächen und ausreichende Bewegungsräume reduzieren Verzögerungen im Notfall.

Der Raum muss ausreichend Bewegungsfläche für Ersthelfende, Rollstuhlnutzende, Tragen und Rettungsdienstpersonal bieten. Die Ausstattung ist so anzuordnen, dass Liege, Waschbecken, Schränke, Notrufeinrichtung, AED, Desinfektionsmittel, Abfallbehälter und Dokumentationsbereich ohne Kollisionen nutzbar sind. Die Wege innerhalb des Raums dürfen nicht durch mobile Möbel, Kartons, Reinigungsgeräte oder Zusatzlagerung eingeschränkt werden.

Sichtschutz, Privatsphäre und eine ruhige Atmosphäre sind besonders wichtig, da Erste-Hilfe-Situationen häufig mit Stress, Schmerzen, Scham oder Orientierungsverlust verbunden sind. Der Raum sollte klar gegliedert sein, damit Ersthelfende Material schnell finden und Rettungsdienstpersonal ohne Zeitverlust arbeiten kann. Hilfreich sind geschlossene, beschriftete Schränke, ein eindeutig definierter Dokumentationsplatz und eine klare Trennung von sauberem und kontaminiertem Material.

Fußböden und Wände sind reinigungsfreundlich, rutschhemmend, blendarm und kontrastierend zu gestalten. Beleuchtung, Lüftung und Raumtemperatur müssen für Erste-Hilfe-Situationen geeignet sein. Oberflächen sollten leicht zu reinigen und erforderlichenfalls desinfizierbar sein. Waschgelegenheit, Abfallentsorgung, Händehygiene und Materiallagerung sind so anzuordnen, dass eine hygienische Versorgung ohne Umwege möglich ist.

Die Innenraumqualität hat direkten Einfluss auf die Versorgung. Zu kalte, überhitzte, schlecht belüftete oder grell beleuchtete Räume können Belastungen verstärken. Das FM muss daher sicherstellen, dass Beleuchtung, Luftqualität, Raumtemperatur, Lärmschutz und Sauberkeit regelmäßig geprüft werden. Mängel sind nicht als Komfortthema, sondern als Sicherheits- und Betreiberpflichtenthema zu behandeln.

Verbandkästen sind in geeigneten Behältnissen vorzuhalten, gegen Nässe, Verunreinigung, hohe Temperaturen und unbefugte Manipulation zu schützen, jedoch jederzeit leicht zugänglich zu halten. Das FM muss festlegen, welche Standorte kleine Verbandkästen, große Verbandkästen, zusätzliche Pflasterspender, Augenspülung, Rettungsdecken, Kühlpacks, Desinfektionsmittel oder ergänzende Mittel benötigen.

Die Ausstattung richtet sich nach Nutzung, Gefährdung und Entfernung zum nächsten Erste-Hilfe-Standort. In Küchen, Werkstätten, Laboren, Technikbereichen, Logistikflächen, Außenanlagen und Veranstaltungsbereichen können ergänzende Materialien erforderlich sein. Entscheidend ist, dass das Material vollständig, sauber, haltbar, normgerecht, eindeutig beschriftet und im Ernstfall ohne Schlüssel oder Wartezeit erreichbar ist.

Erste-Hilfe-Mittel sind für Rollstuhlnutzende, kleinwüchsige Personen und Personen mit eingeschränkter Hand-Arm-Motorik so anzubringen, dass sie ohne Hilfe erreichbar und bedienbar sind. Montagehöhen, Griffpositionen, Türöffnungen, Klappen, Siegel und Entnahmemechanismen müssen praktisch getestet werden. Ein Verbandkasten, der formal vorhanden ist, aber nur mit Strecken, Überkopfgreifen oder fremder Hilfe erreichbar ist, erfüllt den Zweck im barrierefreien Betrieb nicht ausreichend.

Bei der Bedienbarkeit sind auch Sehbehinderung, eingeschränkte Greiffähigkeit und Stresssituationen zu berücksichtigen. Kontrastreiche Gehäuse, taktile Markierungen, leicht lesbare Beschriftung, einfache Öffnungsmechanismen und ausreichende Beleuchtung verbessern die tatsächliche Nutzbarkeit. Für einzelne Arbeitsplätze oder abgelegene Tätigkeiten kann ein zusätzlicher, individuell erreichbarer Erste-Hilfe-Standort erforderlich sein.

Automatisierte Externe Defibrillatoren sind so zu platzieren, dass sie aus öffentlich zugänglichen und betrieblichen Bereichen eindeutig auffindbar, kontrastreich gekennzeichnet, barrierefrei anfahrbar und schnell entnehmbar sind. Für Personen mit Hörbehinderung sind visuelle Handlungsanzeigen hilfreich; für Personen mit Sehbehinderung müssen Sprachführung, taktile Orientierung und eindeutige Wegeführung berücksichtigt werden.

AED sind als sicherheitsrelevante Medizinprodukte in das Instandhaltungsmanagement aufzunehmen. Dazu gehören Geräteverantwortung, Herstellerangaben, Funktionskontrollen, Batteriewechsel, Elektrodenwechsel, Einweisung, Dokumentation, Störungsreaktion und sicherheitstechnische Kontrollen, soweit diese für das jeweilige Produkt rechtlich oder herstellerseitig erforderlich sind. Nach jeder Nutzung ist der AED unverzüglich zu prüfen, zu reinigen, wieder zu bestücken und als betriebsbereit zu kennzeichnen.

Je nach Gebäudestruktur und Gefährdungsbeurteilung sind geeignete Rettungstransportmittel vorzuhalten, etwa Rettungstücher, Evakuierungsmatten, Tragen, Evakuierungsstühle, Schleifkörbe oder besondere Hilfsmittel für schwer zugängliche Bereiche. Maßgeblich ist, ob der öffentliche Rettungsdienst den Transport vor Ort vollständig übernehmen kann oder ob innerbetriebliche Entfernungen, bauliche Verhältnisse, Geschosse, Aufzüge oder Eintreffzeiten eigene Hilfsmittel erforderlich machen.

Rettungsgeräte dürfen nur dann vorgesehen werden, wenn sie praktisch beherrschbar sind. Das FM muss Lagerort, Zugriff, Prüfung, Einweisung, Gewichtsgrenzen, Einsatzgrenzen, hygienische Aufbereitung und Dokumentation regeln. Bei Evakuierungsstühlen oder Tragen ist besonders darauf zu achten, dass ausreichend geschultes Personal verfügbar ist und dass Übungen keine betroffenen Personen gefährden oder bloßstellen.

Der Notruf muss auch dann funktionieren, wenn eine Person nicht sprechen, nicht hören, nicht sehen oder Bedienelemente nur eingeschränkt betätigen kann. Dafür sind visuelle, akustische und taktile Informationen sinnvoll zu kombinieren. Anzeigen, Sprachansagen, Vibration, Leuchtzeichen, Piktogramme, Braille- oder Profilschrift, taktile Markierungen und eindeutige Rückmeldesignale können die sichere Nutzung unterstützen.

Das Zwei-Sinne-Prinzip verbessert nicht nur die Barrierefreiheit, sondern auch die Zuverlässigkeit unter erschwerten Bedingungen. Lärm, Dunkelheit, Panik, Rauch, Sprachbarrieren oder technische Störungen können einzelne Wahrnehmungskanäle beeinträchtigen. Deshalb sollte der Notruf sowohl verständlich als auch redundant gestaltet sein. Vorgefertigte Notruftexte, klare Raumbezeichnungen und automatische Standortübermittlung können wertvolle Zeit sparen.

Jede Meldeeinrichtung benötigt eine definierte Alarmkette: Wer nimmt den Notruf entgegen, wer leitet Rettungskräfte, wer öffnet Türen, wer begleitet den Rettungsdienst, wer dokumentiert den Vorfall und wer stellt die Betriebsbereitschaft wieder her. Bei ausgelagerten Empfangs-, Sicherheits- oder Call-Center-Leistungen sind Reaktionszeiten, Sprachkompetenz, Barrierefreiheitsanforderungen und Eskalationswege vertraglich festzulegen.

Die organisatorische Absicherung muss auch außerhalb der Kernarbeitszeit funktionieren. Nachtbetrieb, Wochenendnutzung, Veranstaltungen, Reinigung, Wartungsarbeiten und Alleinarbeit erfordern angepasste Meldewege. Notrufnummern, interne Alarmnummern und Zuständigkeiten müssen aktuell gehalten, getestet und in verständlicher Form kommuniziert werden.

Erste-Hilfe-Räume, Verbandkastenstandorte, AED, Augenspülstationen und Notrufstellen sind mit normgerechten Rettungszeichen zu kennzeichnen. Die Kennzeichnung muss einheitlich, dauerhaft, gut sichtbar und mit der übrigen Sicherheitskennzeichnung des Gebäudes abgestimmt sein. Unterschiedliche Schildertypen, verdeckte Piktogramme oder uneinheitliche Raumbezeichnungen führen im Notfall zu Verzögerungen.

Das FM muss sicherstellen, dass Kennzeichnungen in Plänen, Türschildern, digitalen Leitsystemen und vor Ort übereinstimmen. Änderungen an Raumnummern, Mietflächen, Wegeführungen oder Nutzungen sind unverzüglich in die Beschilderung und Dokumentation zu übernehmen. Auch temporäre Veranstaltungen benötigen eine nachvollziehbare und barrierearme Kennzeichnung der Erste-Hilfe-Punkte.

Kennzeichnungen müssen aus sitzender und stehender Augenhöhe erkennbar, blendfrei beleuchtet, kontrastreich, nicht verdeckt und auch in komplexen Wegeführungen eindeutig sein. In öffentlichen Bereichen sind taktile Tür- und Raumbeschriftungen, kontrastreiche Pfeile, Piktogramme, eindeutige Raumbezeichnungen und barrierearme digitale Gebäudeinformationen vorzusehen.

Auffindbarkeit ist regelmäßig im Betrieb zu prüfen. Gerade nach Umzügen, Umbaumaßnahmen, Sonderveranstaltungen, Dekorationswechseln, Warenaufbauten oder Möblierungsänderungen können zuvor gut sichtbare Erste-Hilfe-Standorte verdeckt sein. Das FM sollte deshalb Sichtachsen, Beleuchtung, Schildhöhe, Kontrast und Verstellfreiheit in die Regelbegehungen aufnehmen.

Flucht- und Rettungspläne müssen Erste-Hilfe-Einrichtungen, AED-Standorte, Sammelstellen, barrierefreie Wege, Aufzüge mit Notfallfunktion, gesicherte Bereiche und relevante Notrufstellen verständlich darstellen. Für Menschen mit Sehbehinderung, Rollstuhlnutzende und kleinwüchsige Personen sind Anbringungshöhe, Zeichenkontrast, Lesbarkeit und alternative Informationsformate zu berücksichtigen.

Die Pläne müssen mit der tatsächlichen Gebäudesituation übereinstimmen. Jede Änderung an Erste-Hilfe-Standorten, Verkehrswegen, Zutritten, Sammelstellen oder barrierefreien Routen ist zu prüfen und bei Bedarf in die Pläne zu übernehmen. Digitale Pläne und CAFM-Daten müssen denselben Stand abbilden wie Aushänge und Feuerwehr- oder Rettungsdienstinformationen.

Das Facility Management koordiniert bauliche Bereitstellung, technische Betriebsbereitschaft, Instandhaltung, Kennzeichnung, Dokumentation, CAFM-Daten, Nutzerinformation, Fremdfirmenkoordination und Mängelbeseitigung. Die arbeitsschutzrechtliche Gesamtverantwortung verbleibt beim Arbeitgeber bzw. Unternehmer. Schnittstellen zu Eigentümer, Betreiber, Mieter, Brandschutzbeauftragten, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Schwerbehindertenvertretung, Sicherheitsdienst und Empfang sind schriftlich festzulegen.

In Mehrmieterobjekten ist besonders klar zu regeln, welche Erste-Hilfe-Infrastruktur gemeinschaftlich genutzt wird und welche Pflichten beim einzelnen Mieter verbleiben. Das FM muss vermeiden, dass Zuständigkeitslücken entstehen. Betreiberpflichten, Zutrittsrechte, Prüfroutinen, Kostenstellen, Meldewege und Eskalationsprozesse sind in Mieterschnittstellen, Hausordnungen, Betreiberkonzepten und Dienstleistungsverträgen abzubilden.

Die Ersthelferorganisation muss Schichten, Teilzeit, mobiles Arbeiten, Urlaub, Krankheit, Veranstaltungen und Fremdfirmen berücksichtigen. Bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten ist mindestens ein Ersthelfer vorzusehen; bei mehr als 20 anwesenden Versicherten sind in Verwaltungs- und Handelsbetrieben 5 % und in sonstigen Betrieben 10 % als Ersthelfer vorzusehen. Ersthelfer sind regelmäßig, in der Regel alle zwei Jahre, fortzubilden. Bei besonderen Gefährdungen ist zusätzliche Aus- und Fortbildung erforderlich.

Für das Facility Management reicht eine zentrale Namensliste nicht aus. Erforderlich ist eine Ersthelfer- und Schulungsmatrix nach Bereichen, Geschossen, Schichten, Nutzungszeiten und Sondernutzungen. Die Matrix muss Vertretungen, Qualifikationsstände, Fortbildungstermine und Kontaktwege enthalten. In größeren oder besonders gefährdungsrelevanten Betrieben sind Betriebssanitäter und ergänzende Sanitätsstrukturen in die Organisation einzubeziehen.

Beschäftigte mit Behinderungen dürfen nicht automatisch als hilfsbedürftig betrachtet werden. Die Organisation muss individuell, vertraulich und selbstbestimmt klären, ob besondere Unterstützung erforderlich ist, ob eine Person selbst Ersthelferaufgaben übernehmen möchte und welche technischen oder organisatorischen Anpassungen dafür notwendig sind.

Inklusive Rollenplanung bedeutet, Fähigkeiten und Unterstützungsbedarfe sachlich zu berücksichtigen. Eine Person mit Behinderung kann Ersthelferaufgaben übernehmen, wenn die Ausstattung, Kommunikation und Wege entsprechend nutzbar sind. Gleichzeitig dürfen persönliche Gesundheitsdaten nur verarbeitet werden, soweit dies notwendig, rechtlich zulässig und vertraulich organisiert ist.

Bereits in der Vorplanung sind Erste-Hilfe-Räume, Meldeeinrichtungen, AED-Standorte, Wegebeziehungen, Rettungsdienstzugang, Aufzugsschnittstellen, barrierefreie Sanitärnähe und Beschilderung zu definieren. In Bestandsgebäuden ist eine Gap-Analyse erforderlich, die bauliche Hindernisse, verdeckte Erste-Hilfe-Mittel, unklare Zuständigkeiten, fehlende Schichtabdeckung und nicht barrierefreie Notrufmöglichkeiten sichtbar macht.

Die Planung muss die spätere Betriebsführung berücksichtigen. Dazu gehören Reinigbarkeit, Prüfbarkeit, Nachfüllbarkeit, Zugriff durch Ersthelfende, Schutz vor Missbrauch, Ersatzteilversorgung, Dokumentation und einfache Anpassbarkeit bei Nutzungsänderungen. Gute Planung vermeidet Sonderlösungen, die im Alltag nicht gepflegt werden können.

Leistungsverzeichnisse sollten konkrete Anforderungen an Montagehöhe, Kontrast, taktile Erkennbarkeit, barrierefreie Anfahrbarkeit, Türbreiten, Bewegungsflächen, Reinigung, Hygieneflächen, Stromversorgung, Notstrombedarf, Beleuchtung, Beschilderung, CAFM-Datensätze und Prüfdokumentation enthalten. Für AED, Notruftechnik und digitale Informationssysteme sind Betreiberpflichten, Schnittstellen, Einweisung, Wartung, Ersatzteilversorgung und Störungsreaktion ausdrücklich zu beschreiben.

Ausschreibungen müssen eindeutige Qualitätskriterien enthalten. Allgemeine Formulierungen wie „barrierefrei ausführen“ reichen nicht aus, wenn keine messbaren Anforderungen, Prüfmethoden und Nachweise definiert sind. Für Produkte und Dienstleistungen sind Bedienbarkeit, Wartungszugang, Ersatzteilverfügbarkeit, Dokumentationsformat und Übergabeunterlagen festzulegen.

Vor Inbetriebnahme ist eine Funktions- und Barrierefreiheitsprüfung durchzuführen. Zu prüfen sind Erreichbarkeit vom Haupteingang und aus Nutzungsbereichen, freie Bewegungsflächen, Anfahrbarkeit, Montagehöhen, Beschilderung, Beleuchtung, Notruffunktion, AED-Betriebsbereitschaft, Vollständigkeit der Verbandkästen, Datenschutz der Dokumentation, Einbindung in Flucht- und Rettungspläne sowie Übergabe an Ersthelfer, Sicherheitsdienst und FM-Betrieb.

Die Abnahme ist zu dokumentieren und mit Mängelverfolgung zu verbinden. Abweichungen sind nach Priorität zu bewerten. Sicherheitsrelevante Mängel, etwa nicht funktionierende Notrufe, verstellte Zugänge, fehlende AED-Betriebsbereitschaft oder nicht erreichbare Verbandkästen, sind vor Nutzungsfreigabe zu beheben oder durch gleichwertige Zwischenmaßnahmen abzusichern.

Im Betrieb sind Erste-Hilfe-Mittel regelmäßig auf Vollständigkeit, Sauberkeit, Ablaufdaten, Zugänglichkeit, Beschädigungen und korrekte Kennzeichnung zu prüfen. Nach jedem Verbrauch, nach Umbauten, nach Flächenumzügen, nach Veranstaltungen und nach Störungen ist die Betriebsbereitschaft wiederherzustellen. Fehlendes Material ist unverzüglich zu ergänzen; unbrauchbares oder abgelaufenes Material ist zu ersetzen.

Regelkontrollen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Dabei ist nicht nur der Inhalt des Verbandkastens zu prüfen, sondern auch die Umgebung. Verstellte Standorte, schlechte Beleuchtung, beschädigte Schilder, blockierte Türen oder geänderte Wege können die Nutzbarkeit ebenso beeinträchtigen wie fehlendes Material.

Das FM sollte alle Erste-Hilfe-Assets im CAFM-System erfassen: Standort, Asset-ID, Ausstattungstyp, Normbezug, Prüffrist, Verantwortliche, Ablaufdaten, Ersatzteile, Fotos, Pläne und Störmeldungen. Für AED sind zusätzlich Seriennummer, Elektroden- und Batteriedaten, Funktionsstatus, Einweisungsnachweise und sicherheitstechnische Kontrollen aufzunehmen.

Ein gutes Instandhaltungsmanagement arbeitet nicht nur fristenorientiert, sondern risikoorientiert. Hoch frequentierte Standorte, öffentliche Bereiche, Veranstaltungsflächen und risikoreiche Arbeitsbereiche benötigen engere Prüfroutinen als wenig genutzte Bereiche. Störungen müssen mit klaren Reaktionszeiten versehen werden, damit sicherheitsrelevante Ausfälle nicht im allgemeinen Ticketsystem untergehen.

Erste-Hilfe-Einrichtungen dürfen nicht durch Möbel, Waren, Reinigungswagen, Dekoration, temporäre Stände oder Baustelleneinrichtungen verstellt werden. Dies ist besonders in Verkaufsflächen, Foyers, Veranstaltungsbereichen und Büroflächen mit häufigen Umzügen relevant. Temporäre Sperrungen sind nur zulässig, wenn eine gleichwertige, barrierefrei erreichbare Ersatzlösung ausgeschildert und kommuniziert ist.

Die Freihaltung muss Bestandteil von Begehungen, Reinigungsanweisungen, Veranstaltungsfreigaben und Fremdfirmenunterweisungen sein. Wer Flächen temporär nutzt, muss wissen, welche Erste-Hilfe-Standorte und Rettungswege frei bleiben müssen. Verstöße sind als sicherheitsrelevante Mängel zu behandeln und nicht als reine Ordnungsthemen.

Unterweisungen müssen nicht nur Standorte und Abläufe nennen, sondern praktisch zeigen, wie barrierefreie Notrufe abgesetzt, AED und Verbandkästen erreicht, Menschen mit Einschränkungen angesprochen, Assistenzbedarf abgefragt und Rettungsdienste eingewiesen werden. Inhalte sind in verständlicher Sprache, bei Bedarf in Leichter Sprache, mit Piktogrammen, visuell-akustischen Medien und barrierefreien digitalen Formaten bereitzustellen.

Eine wirksame Unterweisung ist gebäudespezifisch. Beschäftigte müssen wissen, wo sich die nächstgelegenen Erste-Hilfe-Mittel befinden, welche interne Notrufnummer gilt, wie der Rettungsdienst zum richtigen Zugang geführt wird, wer Ersthelfer ist und was bei einer Person mit Kommunikations- oder Mobilitätseinschränkung zu beachten ist. Neue Beschäftigte, Fremdfirmen und temporäre Nutzer sind vor Aufnahme der Tätigkeit einzubeziehen.

Regelmäßige Übungen sollten realistische Szenarien enthalten: Kreislaufnotfall im barrierefreien WC, Unfall in einem Einzelbüro, AED-Einsatz im Foyer, Verletzung einer rollstuhlnutzenden Person, Notruf durch eine hör- oder sprachbehinderte Person, Tragenrettung aus einem Nebenbereich sowie Übergabe an den Rettungsdienst. Die Übung ist nicht als Belastungstest für einzelne Menschen mit Behinderungen zu gestalten, sondern als Systemtest für Gebäude, Organisation und Kommunikation.

Übungen sind auszuwerten. Dabei ist zu prüfen, ob Notrufe verständlich waren, ob die Alarmkette funktioniert hat, ob Ersthelfende schnell genug vor Ort waren, ob Hilfsmittel auffindbar waren und ob Barrieren aufgetreten sind. Erkenntnisse aus Übungen müssen in Maßnahmen überführt werden, etwa Anpassung von Beschilderung, Schulung, Raumzugang, Standortplanung oder Kommunikationswegen.

Öffentlich zugängliche Gebäude benötigen klare Hinweise für Besucher, Mieter, Fremdfirmen und Veranstaltungsteilnehmer. Empfang, Sicherheitsdienst, Veranstaltungsleitung und Fremdfirmenkoordination müssen wissen, wo Erste-Hilfe-Einrichtungen liegen, wie der barrierefreie Rettungsweg verläuft und welche internen Kontakte im Notfall zu informieren sind.

Für Fremdfirmen sind objektbezogene Notfallinformationen vor Arbeitsbeginn bereitzustellen. Dazu gehören Meldewege, Sammelstellen, Erste-Hilfe-Standorte, besondere Zutrittsregeln, Gefahrenbereiche und Ansprechpartner. Bei Veranstaltungen sind Erste-Hilfe-Punkte, AED-Standorte und barrierefreie Hilfsangebote in die Besucherinformation und die Ablaufplanung einzubinden.

Jede Erste-Hilfe-Leistung ist nachvollziehbar, vertraulich und datenschutzkonform zu dokumentieren. Die Dokumentation muss vor unbefugtem Zugriff geschützt und so organisiert sein, dass medizinische Informationen nicht unkontrolliert in allgemeine FM- oder Störungssysteme gelangen. Für das FM bedeutet dies getrennte Prozesse für medizinische Dokumentation, technische Mängelmeldung, Unfallanalyse und Nachsteuerung der Gebäudestruktur.

Zu dokumentieren sind insbesondere Zeitpunkt, Ort, Art des Ereignisses, geleistete Hilfe, beteiligte Ersthelfende und relevante Folgeinformationen, soweit dies zulässig und erforderlich ist. Technische oder organisatorische Mängel, die im Zusammenhang mit dem Ereignis erkennbar werden, sind separat als Verbesserungsmaßnahme zu erfassen.

Nach jedem relevanten Ereignis ist zu prüfen, ob Erste-Hilfe-Mittel schnell gefunden wurden, ob Notruf und Alarmkette funktionierten, ob Wege frei waren, ob die barrierefreie Nutzbarkeit gegeben war, ob Ersthelfende ausreichend vorbereitet waren und ob die Übergabe an den Rettungsdienst ohne Verzögerung erfolgte. Abweichungen führen zu Maßnahmen im CAFM, Anpassung der Gefährdungsbeurteilung, Nachschulung, baulicher Korrektur oder Änderung der Standortplanung.

Die Nachbereitung sollte sachlich, lernorientiert und ohne Schuldzuweisung erfolgen. Ziel ist, Schwachstellen im System zu erkennen. Wiederkehrende Mängel, etwa verstellte Verbandkästen, unklare Raumbezeichnungen oder nicht erreichbare Notrufstellen, sind strukturell zu beseitigen und nicht nur im Einzelfall zu korrigieren.

In betrieblichen und öffentlichen Gebäuden ist auch die Nachbetreuung von betroffenen Personen, Ersthelfenden und Zeugen zu organisieren. Dazu gehören Ruhebereiche, vertrauliche Kommunikation, Kontakt zum Betriebsarzt, Verweis auf psychosoziale Unterstützung und ein respektvoller Umgang mit Menschen, deren Behinderung oder Gesundheitszustand im Notfall sichtbar wurde.

Psychosoziale Nachsorge ist Teil einer verantwortungsvollen Betreiberorganisation. Sie reduziert Folgebelastungen und unterstützt eine offene Sicherheitskultur. Das FM sollte gemeinsam mit Arbeitsschutz, Personalbereich, Betriebsarzt und Führungskräften klären, welche internen und externen Unterstützungsangebote verfügbar sind und wie diese diskret aktiviert werden können.

Ein FM-Audit zur barrierefreien Ersten Hilfe sollte folgende Prüffelder enthalten: vollständige Gefährdungsbeurteilung, normgerechte Ausstattung, barrierefreie Erreichbarkeit, anfahrbare Standorte, nutzbare Montagehöhen, klare Kennzeichnung, funktionierende Meldeeinrichtungen, geschulte Ersthelfende, aktuelle Dokumentation, CAFM-Datenqualität, freie Rettungswege, Datenschutz und Übungsnachweise.

Das Audit sollte sowohl Dokumente als auch die tatsächliche Situation vor Ort prüfen. Eine reine Aktenprüfung reicht nicht aus, weil viele Barrieren erst im Gebäudebetrieb sichtbar werden. Empfehlenswert sind Stichprobenbegehungen, Funktionsprüfungen von Notrufeinrichtungen, Sichtprüfungen von AED und Verbandkästen, Abgleich mit Plänen sowie Interviews mit Empfang, Sicherheitsdienst, Ersthelfenden und Nutzern.

Geeignete Kennzahlen sind zum Beispiel Anteil vollständig geprüfter Erste-Hilfe-Assets, Anzahl überfälliger Prüftermine, Zeit bis Wiederauffüllung nach Verbrauch, Anteil geschulter Ersthelfender je Bereich und Schicht, Anzahl barrierefrei erreichbarer AED-Standorte, Anzahl festgestellter Barrieren, Mängelbeseitigungszeit und Ergebnisse aus Übungen.

Kennzahlen müssen steuerungsrelevant sein. Sie sollen nicht nur dokumentieren, dass Prüfungen durchgeführt wurden, sondern zeigen, ob die Organisation zuverlässig funktioniert. Besonders aussagekräftig sind Trends: wiederkehrende Mängel an bestimmten Standorten, verlängerte Reaktionszeiten, fehlende Schichtabdeckung oder häufige Verstellungen von Erste-Hilfe-Punkten.

Die Erste-Hilfe-Organisation ist bei Umbauten, Nutzungsänderungen, neuen Mietern, geänderten Besucherströmen, technischen Modernisierungen, neuen Beschäftigten mit Unterstützungsbedarf und nach jedem Notfallereignis fortzuschreiben. Ziel ist ein lernendes System, das nicht nur formal regelkonform ist, sondern im tatsächlichen Gebäudebetrieb für alle Menschen zuverlässig funktioniert.

Kontinuierliche Verbesserung erfordert klare Verantwortlichkeiten. Maßnahmen aus Audits, Übungen, Begehungen und Ereignissen müssen priorisiert, terminiert, umgesetzt und auf Wirksamkeit geprüft werden. Das FM sollte dabei eng mit Arbeitsschutz, Brandschutz, Betriebsarzt, Schwerbehindertenvertretung, Mietern, Nutzern und Dienstleistern zusammenarbeiten.